query excel cos è

Nel mondo della gestione e dell'analisi dei dati, Microsoft Excel è uno strumento potentissimo. Ma cosa si intende esattamente quando parliamo di "query Excel"? Comprendere questo concetto è fondamentale per chiunque desideri sfruttare al meglio le potenzialità di questo software, trasformando semplici fogli di calcolo in potenti database interattivi.

Una query Excel, in termini semplici, è una richiesta o un'interrogazione formulata per estrarre, filtrare o manipolare dati specifici all'interno di uno o più fogli di calcolo Excel, o anche da fonti di dati esterne. Immagina di avere un archivio enorme di informazioni; una query è come dire al tuo assistente digitale: "Prendimi solo i nomi dei clienti che hanno effettuato acquisti superiori a 1000 euro nell'ultimo trimestre e che risiedono a Milano".

Le query non si limitano a semplici filtri visivi. Permettono di combinare dati da diverse tabelle, eseguire calcoli complessi basati su criteri specifici, aggregare informazioni e presentare i risultati in un formato chiaro e organizzato. Questo è particolarmente utile quando si lavora con grandi volumi di dati, dove la navigazione manuale diventerebbe estremamente onerosa e soggetta a errori.

Storicamente, le prime forme di "query" in Excel erano rappresentate dalle funzionalità di filtro e ordinamento. Queste permettono di visualizzare solo le righe che soddisfano determinati criteri, ma sono limitate nella loro capacità di trasformazione e combinazione dei dati.

L'introduzione di Power Query (integrato in Excel a partire dalla versione 2016, e disponibile come add-in per versioni precedenti) ha rappresentato una vera rivoluzione. Power Query, noto anche come "Get & Transform Data", consente di creare query sofisticate per importare, pulire, trasformare e combinare dati da una vasta gamma di origini, tra cui:

• Altri file Excel
• Database SQL
• Servizi Web
• File di testo (CSV, TXT)
• Cartelle di rete
• SharePoint
• E molte altre fonti.

Con Power Query, è possibile creare un flusso di lavoro automatizzato per la preparazione dei dati. Ogni passaggio della trasformazione (come la rimozione di colonne non necessarie, la suddivisione di testo, la sostituzione di valori, la modifica dei tipi di dati) viene registrato e può essere facilmente modificato o rieseguito. Questo garantisce coerenza e riduce significativamente il tempo dedicato alla pulizia manuale dei dati, un'attività spesso tediosa ma cruciale.

Il funzionamento di una query in Excel può variare a seconda dello strumento utilizzato, ma i principi fondamentali rimangono gli stessi: definire criteri e ottenere risultati.

Utilizzo di Power Query per Estrazione e Trasformazione

Supponiamo di avere due fogli di calcolo:

1. Vendite.xlsx: Contiene colonne come "ID Prodotto", "Quantità", "Prezzo Unitario", "Data Vendita".
2. Prodotti.xlsx: Contiene colonne come "ID Prodotto", "Nome Prodotto", "Categoria".

Utilizzando Power Query, possiamo:

1. Importare entrambi i file: Power Query si connette ai file e ne legge i dati.
2. Espandere i dati: Possiamo creare una query che unisca (join) i dati dai due fogli in base all'"ID Prodotto". Questo ci permetterà di visualizzare il "Nome Prodotto" e la "Categoria" accanto a ogni record di vendita.
3. Trasformare i dati: Possiamo aggiungere una colonna calcolata per il "Ricavo Totale" (Quantità Prezzo Unitario).
4. Filtrare e Aggregare: Possiamo filtrare le vendite per una specifica categoria di prodotti o per un intervallo di date e poi aggregare i risultati per calcolare il ricavo totale per ogni categoria.

Il risultato finale può essere caricato in un nuovo foglio di lavoro, pronto per essere analizzato o utilizzato per creare grafici e report dinamici.

Query tramite VBA (Visual Basic for Applications)

Per operazioni ancora più personalizzate o per integrare Excel con altri processi, è possibile utilizzare il linguaggio di programmazione VBA. Tramite VBA, si possono scrivere script che eseguono query complesse, interagiscono con database esterni (come Access o SQL Server) o automatizzano la manipolazione dei dati in modi che vanno oltre le capacità standard di Power Query. Ad esempio, un utente potrebbe scrivere un codice VBA per scaricare automaticamente report giornalieri da un sito web e caricarli in Excel, applicando filtri e trasformazioni in base a regole definite.

Sfruttare le funzionalità di query in Excel porta numerosi benefici:

• Efficienza: Automatizzando l'estrazione e la pulizia dei dati, si risparmia un tempo prezioso che può essere dedicato all'analisi e al processo decisionale.
• Precisione: Riduce gli errori umani associati all'inserimento manuale o alla manipolazione dei dati. Ogni passaggio di una query è tracciabile e ripetibile.
• Gestione di Grandi Volumi di Dati: Excel, con l'aiuto delle query, può gestire quantità di dati che altrimenti sarebbero proibitive con metodi tradizionali.
• Analisi Approfondite: La capacità di combinare dati da diverse fonti e di applicare filtri complessi permette di ottenere insight più profondi e mirati.
• Report Dinamici: Le query possono essere impostate per aggiornarsi automaticamente, garantendo che report e dashboard siano sempre basati sui dati più recenti.
• Standardizzazione dei Processi: L'uso di query crea un processo standard e ripetibile per la preparazione dei dati, facilitando la collaborazione e la condivisione delle metodologie all'interno di un team.

Le query Excel trovano applicazione in una moltitudine di scenari professionali:

• Finanza: Analisi di bilanci, report trimestrali, previsioni di vendita, gestione del flusso di cassa combinando dati da diversi sistemi contabili.
• Marketing: Segmentazione della clientela, analisi delle performance delle campagne pubblicitarie, tracciamento delle conversioni importando dati da piattaforme come Google Ads o Facebook Ads.
• Vendite: Monitoraggio delle performance del team di vendita, analisi dei prodotti più venduti, gestione degli ordini aggregando dati da CRM e sistemi gestionali.
• Logistica: Ottimizzazione delle rotte, monitoraggio delle scorte, analisi dei tempi di consegna combinando dati da sistemi di gestione magazzino e trasporti.
• Ricerca e Sviluppo: Analisi di dati sperimentali, monitoraggio di metriche di performance, aggregazione di risultati da diverse fonti scientifiche.
• Gestione Risorse Umane: Analisi del personale, monitoraggio della presenza, calcolo della produttività aggregando dati da sistemi di rilevazione presenze e payroll.

Ogni volta che è necessario raccogliere, pulire, trasformare e analizzare dati da più fonti per ottenere informazioni utili, le query Excel diventano uno strumento indispensabile.